La digitalisation des services et de la société a permis de nombreuses innovations dans les échanges inter-entreprises, appelés plus couramment BtoB. La dématérialisation des commandes, promettant une gestion efficace et réactive des bons de commandes clients, en fait donc partie. Mais cette pratique est-elle vraiment intéressante pour une organisation ? Le point.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des commandes client ?
Le service client, appelé aussi ADV (administration des ventes) dans certaines entreprises, est un pôle souvent stressant où les tâches quotidiennes de saisie et de traitement des commandes sont très répétitives. Une solution de dématérialisation des commandes permet de moderniser ce service et de faciliter la tâche des équipes s’occupant de la vente.
En effet, c’est avec une interface ergonomique et des métriques disponibles en temps réel que les solutions de dématérialisation permettent de supprimer les étapes de saisie des commandes. Au travers d’outils basés sur des technologies d’intelligence artificielle et de machine learning, les équipes ADV connaissent à tout moment le nombre de commande à traiter, identifient les commandes prioritaires, et peuvent gérer leur charge de travail. Cette dématérialisation conduit à une amélioration de la gestion et du suivi des commandes clients. Grâce à ces logiciels dédiés, les équipes peuvent ainsi à tout moment gagner en précision et en efficacité. Les erreurs de traitement sont quant à elles supprimées, et la productivité des équipes améliorée.
Les gains sont aussi visibles pour les clients : leurs commandes sont traitées plus vite, sans erreur, et dans le respect des engagements de service définis en amont. Les équipes, quant à elles, peuvent se libérer du temps pour leurs clients les plus stratégiques, ou pourquoi pas pour effectuer de la vente additionnelle.
En proposant une piste d’audit fiable et complète au niveau réglementaire, et en améliorant ainsi l’efficacité du service client, la dématérialisation des commandes permet des économies considérables (250 000€ économisés en réduisant ses erreurs de traitement pour Assa Abloy*) ainsi que des gains de temps (environ 76% des commandes sont traitées plus rapidement), tout en créant un environnement de travail plus serein pour le personnel du service client.
Bien sûr, en plus de la gestion des commandes, la dématérialisation permet aussi de gérer les réclamations des clients et ainsi régler plus facilement n’importe quel litige.
Faut-il utiliser une solution de dématérialisation des commandes ?
Sur le court et le moyen terme, la dématérialisation permet donc d’améliorer le service client, par une meilleure gestion des factures, des commandes, et des éventuels litiges associés.
En effet, la moindre défaillance dans le traitement d’une commande peut affecter la relation client, la chaîne logistique, les services financiers … en plus du service client lui-même. Grâce à un logiciel de dématérialisation des factures, des commandes et des litiges, le service client ou les équipes administratives peuvent traiter et suivre électroniquement ces dernières, avec une précision et une efficacité à 100%.
Les tableaux de bord des solutions de dématérialisation offrent également la possibilité d’analyser les performances des membres de l’équipe et de suivre le nombre de commandes à expédier, mais aussi les causes de litiges afin d’apporter des actions correctives dans le temps. Ces derniers sont personnalisables en un clic et accessibles où que vous soyez (dans votre entreprise mais aussi en déplacement !), affichant tous les indicateurs clefs par utilisateur et en compilant les données essentielles au travail quotidien.
Avec ce type de solution, chaque entreprise peut gérer facilement les commandes clients et les litiges associés et ainsi améliorer la relation client dans son intégralité.
* Source : Esker